Os custos ocultos do TCO

Os tomadores de decisão da cadeia de suprimentos, como gestores de transporte, de estoque, de armazenagem, compradores, planejadores, etc., estão o tempo inteiro comparando fornecedores e soluções para escolher aquele que melhor atende as suas demandas de diversas naturezas. E, muitas vezes, essas decisões são tomadas sob uma enorme pressão de prazo e com informações incompletas.

Para ajudar nessas decisões, temos como principal indicador o TCO (Total Cost of Ownership) ou custo total de propriedade, uma ferramenta de análise para todos os custos envolvidos na aquisição e manutenção de um produto, equipamento ou serviço. Este índice considera não apenas os custos mais óbvios de um investimento, mas também os custos ocultos que acompanham a compra.

Não existe uma fórmula única para o cálculo do TCO, pois ele pode ser composto por diversas variáveis de acordo com a natureza da aquisição. Para identificar que variáveis são essas em cada caso, os aspectos que devem ser considerados são: custos de aquisição, custos de implementação, custos de uso e descontinuidade.

Os custos de aquisição compreendem todos os gastos associados com a compra do produto ou contratação do serviço. Ou seja, não é apenas o preço pago, mas todos os outros custos associados à aquisição, por exemplo: impostos, frete e seguro no caso de compras FOB. As condições de pagamento também devem ser avaliadas, pois prazos curtos de pagamento geram custos financeiros mais altos como custos de oportunidade e impactos no fluxo de caixa.

Os custos de implantação, por sua vez, estão associados às despesas necessárias para que as novas aquisições comecem a ser utilizadas. Por exemplo, a compra de uma nova matéria prima que substitua outra pode requerer adaptações nos equipamentos ou a contratação de um especialista. Outro exemplo seria a aquisição de uma frota, que pode depender de um software ou de uma equipe dedicada à sua gestão. Ou então o treinamento da equipe na aquisição de um novo software. A estrutura a ser mobilizada para o recebimento do produto ou serviço constitui um custo de implantação que precisa ser considerado na decisão.

Os custos de uso incluem todos os custos associados à operação e manutenção do produto ou serviço adquirido. Poderia ser, por exemplo, o combustível, seguro e depreciação de uma frota, os custos de viagem dos consultores em um projeto de consultoria, o custo de atualização de um software, custos de manutenção, reparo, custos das peças de reposição, etc. Estes custos são mais difíceis estimar, pois estão relacionados ao tempo de vida de um produto ou ao cronograma de um serviço, que por si só, já possuem alto grau de incerteza.

Por último, temos os custos de descontinuidade, que compreendem os custos relacionados à desmobilização, descarte do produto ou descontinuação do serviço no final de sua vida útil. Poderíamos incluir nessa categoria multas de encerramento de contrato, custos de demissão de equipe, incineração de materiais regulamentados, custos de desmobilização de um canteiro de obra, custos da mudança de fornecedor, etc.

Figura 1: Composição do TCO. Fonte: ILOS

Como podemos ver, a aquisição de um produto ou serviço representa custos que vão muito além do preço cobrado. Esses custos, muitas vezes, não estão claros no momento da aquisição, mas precisam ser desvendados para que a decisão seja tomada da forma mais consciente possível e não haja surpresas indesejadas no futuro. A classificação dos custos em aquisição, implementação, uso e descontinuidade nos ajuda a identificar os custos ocultos do processo, mas uma dose de criatividade e experiência também são fundamentais para prevê-los.

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