A gestão dos processos logísticos demanda constante revisão para reduzir custos e otimizar as operações. É preciso revisar os processos e as parcerias com outros fornecedores em busca de menores custos, melhor comunicação e nível de serviço.
Nesse contexto, o bid de transporte se encaixa como uma ação importante para reajustar contratos e parcerias. Trata-se de uma maneira de consultar o mercado e chegar aos operadores logísticos ideais para operação logística da sua empresa, reduzindo custos/prazos, de modo a satisfazer seus clientes e os outros parceiros.
Entretanto, esse processo exige cuidado e uma gestão atenciosa. Esse insight busca, de forma resumida, trazer alguns pontos de atenção e dicas para ter em mente durante o complexo processo de condução de um bid.
Um bid pode ser dividido em quatro fases principais: Entendimento da Operação, Confecção do Edital, Condução do Bid e Seleção de Ganhadores. Cada etapa é crucial para garantir a escolha da solução logística mais adequada para a operação da empresa e é importante entender que algumas dessas etapas podem acontecer em paralelo e não dependem necessariamente da finalização da etapa anterior.
- Entendimento da Operação
A etapa inicial para conduzir um bid de transportes é entender a operação atual da empresa. Uma vez entendido o panorama atual, é importante questionar se é ele que será ‘bidado/cotado” ou se já existem mudanças operacionais que precisam ser retratadas no edital do bid. Esse entendimento é essencial para identificar as necessidades específicas e os pontos de melhoria. Analisar a eficiência, custo e capacidade da operação existente em relação à proposta cotada ajuda a definir os critérios para a seleção de fornecedores. Este conhecimento detalhado permite que a empresa alinhe suas expectativas e necessidades com os fornecedores em potencial.
- Condução do Bid
A fase que chamamos de condução do bid pode ser iniciada em paralelo ao entendimento da operação, tendo em vista que a construção de uma long-list e o envio de um questionário de interesse não têm como pré-requisito o mapeamento detalhado da operação de transporte.
Essa fase começa com o envio de um questionário de interesse aos possíveis parceiros, avaliando sua capacidade e disposição para participar. Este questionário ajuda a filtrar os fornecedores que atendem aos critérios básicos de capacidade e compatibilidade. Com essa lista já filtrada, o envio de NDAs para assinatura apenas se faz necessário para um universo menor de operadores logísticos.
Durante esta fase, manter uma comunicação recorrente e transparente é fundamental, o que pode ser desafiador tendo em vista o elevado volume de dados e contatos envolvidos no bid. Para isso, é importante utilizar as plataformas e canais de comunicação adequados para um processo de bid. Um cronograma claro e bem definido para envio de dúvidas por parte dos competidores, submissão de propostas e revisões das mesmas também é essencial.
- Confecção do Edital
A confecção do edital é uma fase crítica, pois define os requisitos e as expectativas do serviço de transporte a ser contratado. Fornecer todas as informações necessárias (como volume da rota, dropsize médio, prazo de entrega esperado, sazonalidade, dentre outros) permite que os fornecedores preparem propostas competitivas e realistas. Além disso, é importante que fique muito claro qual o driver de precificação da tarifa a ser preenchida pelos fornecedores (R$/viagem, R$/entrega, R$/kg, dentre outras).
Algumas considerações importantes no processo de construção do edital incluem:
- Particularidades e Padronização dos serviços logísticos: Garantir clareza nas especificações técnicas e operacionais para evitar ambiguidades. O serviço cotado prevê que o fornecedor faça carga e descarga do veículo? Será necessário algum tipo de tratamento da carga (repaletização, refilmagem, dentre outros). O fornecedor precisará agendar a entrega com o cliente que receberá a carga?
- Valores Líquidos vs. Brutos: Especificar claramente a estrutura de tarifas preços, distinguindo entre frete líquido e frete bruto, de forma a garantir que todos os competidores estão cotando sob as mesmas premissas
- Custos Adicionais (GRIS/ADV): Incluir taxas como GRIS (Gerenciamento de Risco) e ADV (Ad Valorem) para cobrir riscos e seguros, garantindo uma precificação realista.
- Minuta de Contrato: Preparar um esboço de contrato, abordando pontos como prazo de pagamento e cesta de reajuste, que protegem ambas as partes contra variações econômicas.
- Seleção de Ganhadores
A seleção dos ganhadores envolve uma análise criteriosa das propostas recebidas, considerando diversos fatores, como custos, prazos e capacidade de atendimento. É crucial decidir entre a contratação de uma transportadora dedicada ou um pool de transportadoras, dependendo do volume de transporte e da flexibilidade necessária para a operação. Uma transportadora dedicada pode oferecer um serviço mais personalizado e controlado, enquanto um pool de transportadoras pode proporcionar maior flexibilidade e capacidade de resposta a variações de demanda.
Após a seleção, a implementação do serviço deve ser planejada com cuidado. Esta etapa envolve a coordenação entre a empresa e os fornecedores escolhidos para garantir uma transição suave e eficiente. Durante a negociação com os finalistas, pode ser interessante conduzir visitar presenciais às operações, para entender com mais detalhes a operação dos possíveis parceiros.
Conclusão
Conduzir um bid de transportes é um processo complexo que requer planejamento detalhado e comunicação clara em todas as fases. Seguindo essas etapas, as empresas podem garantir a seleção dos melhores parceiros logísticos, otimizando sua operação e reduzindo custos. Através de uma análise cuidadosa e uma execução bem planejada, é possível alcançar uma operação logística eficiente e alinhada às necessidades estratégicas da empresa.
Quer entender mais a fundo como conduzir um bid de transportes eficiente? O ILOS tem experiência nesse tipo de projeto e pode te ajudar.
Victor Ferreira
Lorem Ipsum Dolor Sit Amet
